Matriz de Eisenhower, priorizar tareas

Eisenhower fue el comandante supremo de las fuerzas aliadas durante la segunda guerra mundial, posteriormente haría carrera política y llegaría a la presidencia de los E.E.U.U.  Sin duda parte del éxito que logró fue el de tomar decisiones eficaces y eficientes que le permitieron aprovechar el tiempo al máximo. Stephen Covey (Autor de Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva) retomó la matriz de Eisenhower en sus obras porque sin duda es una herramienta sencilla para organizar y priorizar las actividades que deben ser atendidas. Veamos pues en qué consiste la Matriz de Eisenhower.

Eisenhower
Retrato oficial de la Casa Blanca

Definiciones Previas:

• Lo urgente: Estas actividades quedan definidas por la fecha límite o de entrega. En la medida en que se acerque la fecha límite de entrega, entonces la actividad se va haciendo más urgente.
• Lo importante: Estas actividades quedan definidas por las consecuencias que traen en caso de que no se realicen.
• Lo prioritario: La prioridad se refiere al orden en que se realizan las actividades.
• Delegar: Consiste en conferir a otra persona la habilidad, autoridad o capacidad para que realice una determinada actividad que en principio es responsabilidad de quien traslada transfiere esta actividad. 

Matriz de Eisenhower:

Es una herramienta de gestión o administración del tiempo, con la cual logras priorizar las actividades según su importancia y su urgencia. Las actividades que están pendiente por realizarse deben organizarse dentro de una matriz según sean importantes o urgentes, como lo muestra el gráfico de abajo.

Una vez tengas elaborada la lista de actividades y ubicadas en la matriz según su importancia y su urgencia, entonces ya puedes priorizar las actividades siguiendo esta pequeña guía.

1.- Actividades Prioritarias.

Las actividades que deben ser atendidas de inmediato son aquellas importantes y urgentes. Lo ideal es que este cuadrante tenga el menor número posible de actividades, para lo cual debes trabajar de manera proactiva para evitar que las actividades llegue a esta sección.

2.- La Actividades A Planificar.

Estas son actividades importantes pero aun hay suficiente tiempo para su entrega o culminación, por lo cual no debes considerarlas como urgentes. Por lo tanto debes planificar y administrar los recursos disponibles para lograr cumplir estas actividades dentro del tiempo previsto y con la mayor calidad posible.

3.- Delegar Actividades.

Estas actividades no son tan importantes pero su fecha límite de entrega o culminación está muy próxima. Gira instrucciones a tu equipo de colaboradores para que se encarguen de estas tareas.

4.- Descartar Actividades.

Aquellas actividades que no son importantes ni urgentes, deberías considerar la idea de abandonar estas actividades o en todo caso considerarlas solo cuando tengas al día todo lo demás. Estas son actividades que aportan poco o ningún valor a la empresa, por lo tanto no generan consecuencias su falta de cumplimiento, tampoco suelen estar consideradas en la planificación con alguna fecha de cumplimiento.

La práctica diaria y continua de la Matriz Eisenhower es un hábito excelente para tener claro la situación del conjunto de actividades pendientes y sirve de apoyo para la administración de los recursos en los lapsos establecidos y en pro del cumplimiento satisfactorio de las actividades.

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  Tema investigado por David Castillo.